Referat Bestyrelsesmøde Strandgaarden Vejby

4. september 2023

1. Gennemgang af referatet fra sidste møde – ingen kommentarer
2. Status på samarbejdet med administrator – administrator deltog i denne del af mødet
   1. 35 timer anvendt i 2022
   2. Probo kan indskrænkes til kun at være et modul for bestyrelsen
   3. Bestyrelsen undersøger hvilke moduler der findes mest relevante
   4. Administrator undersøger om hjemmesidemodulet kan fjernes/modificeres
   5. Restancer: Der er kun et enkelt udestående og bestyrelsen af godkendt videresendelse til inkasso
3. Udsigtspunkterne: Naboer og vedligeholdelse af gangsti
   1. Bo følger op på aftale omkring vedligeholdelse
   2. Bo følger op med administrator i forhold til brev til naboen der anvender stien som parkering
4. Opdatering fibernet: Gravearbejde/reetablering – henvendelse modtaget fra Odinsvej 2 med relevant spørgsmål
   1. Bestyrelsen har været i kontakt med Global Connect og sendt dokumentation for dårlig reetablering
   2. Global Connect informerer at de først endeligt reetablerer når alt arbejde er afsluttet
   3. Bestyrelsen vil sikre opfølgning på dette samt forventet slutdato og beder medlemmerne om tålmodighed samt opfølgning når vi nærmer os afslutningen på arbejdet
   4. Arbejdet foregår i etaper og det er op til den enkelte ejer at følge op på egen aftale med Global Connect i forhold til etablering af fibernet – se eventuelt referat fra sidste møde
5. Naboforeningen Avlegaarden: Bo giver svar  på naboforeningens mail omkring følgende punkter:
   1. Bjørnemosen
      1. Avlegaarden ønsker at etablere et udvalg der undersøger mulighederne for området i samarbejde med naboforeningerne
      2. Christian er kontaktperson fra vores forening – Jesper støtter med indsigt
   2. Vejbump i deres foreningen Avlegaarden
      1. Avlegaarden ønsker at etablere fartchikane i deres forening og søger indsigt fra vores erfaringer
      2. Bo er kontaktperson
   3. Problemer med afvanding fra højereliggende områder i forhold til mosen/naboforeningen
      1. Avlegaarden har i et skriv til Gribskov kommune klaget over dårlig afvanding og i den forbindelse anket en konkret matrikel i vores forening.
      2. Bestyrelsen vurderer at naboforeningen selv må forestå eventuel tvist med enkelte matrikler i relation til vandløb der ikke vedligeholdes/oprenses i skel. Dette særligt set i lyset af at sagen allerede er løftet til kommunen og at bestyrelsen ikke har mandat til at gribe ind i den konkrete sag.
         1. I sit svar har den pågældende ejer oplyst at foreningen har etableret underjordiske dræn. Bestyrelsen vil undersøge dette forhold nærmere.
         2. Erik har undersøgt og fremskaffer kort over dræn i foreningen, og vi undersøger eventuelle behov/retningslinjer for vedligeholdelse af disse
         3. Medlemmer med grøfter og dræn skal ligeledes være opmærksomme på gældende regler for disse. Læs eventuelt mere på

            https://gribskov.dk/borger/natur-miljoe-klima-og-trafik/kyst-fredning-og-natur/soeer-vandloeb-og-draen/vandloeb-og-draen/private-vandloeb-og-draen

6. Veje: Udbedring af skader inkl. bøjet skilt
   1. Jesper har gennemgået foreningens veje og dokumenteret de største mangler
   2. Jesper tager fat i relevant udbyder og får udbedret hvad der er muligt indenfor budgetrammen godkendt på generalforsamlingen
   3. Erik følger op med hensyn til det skilt som er bøjet på vej ind på Odinsvej. Det er foreningens skilt og vi skal derfor udbedre dette, da skadeforvolder ikke har tilkendegivet påkørsel af skiltet
7. Haveaffaldsordning: Planlægning af informationsskriv
   1. Charlotte sørger for udsendelse af information via Probo og der henvises desuden til vores hjemmeside
   2. Indsamling af haveaffald sker i uge 43 
8. Hjemmesiden: Opdatering og status
   1. 1. Bestyrelsen fortsætter med opdateringen af vores hjemmeside og modtager gerne input fra medlemmerne
9. Eventuelt:
   1. Opdatering loppemarked
      1. Der er forslag om at loppemarkedet næste år afholdes i skolernes sommerferie
      2. Bestyrelsen bakker fortsat op om initiativet og takker for de kræfter der arbejder for tiltag som dette
   2. Ordensreglement
      1. Der er kommet flere henvendelser omkring manglende overholdelse af foreningens ordensreglement
      2. Bestyrelsen genbesøger ordensreglementet for at vurdere om der er behov for opdateringer
      3. Såfremt det vurderes der er behov for større ændringer, medtages disse på næste generalforsamling
      4. Ordensreglementet vil fremover genudsendes ved sæsonstart og i løbet af sommeren, inkl. tilpasning af levende hegn ud mod vejene
      5. Ejere der anvender deres hus til udlejning er forpligtet til at sikre lejere er oplyst om gældende ordensregler
      6. Charlotte vil foranledige at ordensreglementet ligeledes oversættes til engelsk
   3. Næste møde 7. december 2023