Referat 2022

Ordinær GF Februar 2022

Kære medlemmer,

Nedenfor findes referat og andre relevante dokumenter fra året Ordinære Generalforsamling 2022, som blev afholdt både fysisk og virtuelt d. 8. februar 2022.

Det glæder mig og resten af bestyrelsen, at tre af foreningens medlemmer aktivt valgte at gå ind i bestyrelsen.

Mange tak for det - og et rigtig godt år til jer alle i Vejby

Årsberetning

                 Vejby, 8. februar 2022

Kære General Forsamling

Tak for fremmødet til årets Generalforsamling i Grundejerforeningen Strandgaarden Vejby.

Indledningsvis vil jeg gerne oplyse forsamlingen om, at Louise Møller har ønsket at udtræde af bestyrelsen ifm. igangsat salg af deres sommerhus. Som følge heraf, repræsenterer Bo Hammer Aagesen i dag bestyrelsen, som konstitueret formand.

På vegne af Grundejerforeningen vil jeg gerne takke Louise for hendes indsats gennem de sidste 4 år i foreningen, og vi vil sikre, at Louise ved given lejlighed får overrakt en erkendelse for hendes arbejde for os.

Endnu engang velkommen til generalforsamlingen og en speciel velkommen til de nye medlemmer i foreningen - vi har i løbet af 2021 haft udskiftning i 10 ejendomme, så håber alle vil tage godt imod vores nye naboer.

2021 blev året, hvor vi som forening for første gang afholdt en generalforsamling delvist virtuelt, og vi var meget taknemmelige for den store deltagelse.

Som bestyrelse satte vi stor pris på de mange gode input der kom undervejs, samt godkendelse af de forskellige forslag, som jeg vil gennemgå om et øjeblik.

Det blev dog også et år, hvor det blev tydeligt, at vi med det nuværende antal bestyrelsesmedlemmer og struktur har været udfordret i forhold til at holde fokus på driften samt sikre fremdrift i de enkelte projekter, da vi har været sårbare ved frafald fra enkelte eller flere medlemmer ved møderne.

Dette vil jeg på forhånd beklage på vegne af bestyrelsen, og vil samtidig meget gerne opfordre til, at vi får styrket bestyrelsen på mødet i dag, og får sammensat en bestyrelse på det maksimale antal medlemmer muligt jf. vedtægterne, hvilket vil sige 5 personer.

Administrator

Samtidig er mig derfor også en stor fornøjelse at kunne informere forsamlingen om, at som besluttet på GF 2021 har vi undersøgt markedet og fundet frem til en administrator af foreningen. VQ Advokater vil som et selvstændigt punkt om et øjeblik give en kort præsentation af dem selv og deres arbejde, samt hvilke ændringer det medfører for medlemmer i fremtiden, herunder økonomi som behandles på et separat punkt. Derudover vil der som nævnt sidste år, være behov for justeringer af vores vedtægter, hvilket ligeledes vil blive separat behandlet på mødet i dag.

Øget trafiksikkerhed/veje/udsigtspunkter

Vi vedtog på sidste GF at undersøge mulighederne for yderligere trafiksikring, hvilket er et af de åbne punkter til det videre arbejde for bestyrelsen. De foreløbige overvejelser går på yderligere skiltning, som dog vurderes mindre effektivt.

For god ordens skyld vil vi endnu en gang gøre opmærksom på, at de allerede etablerede vejbump, ikke er flytbare jf. de regler som er forbundet med dette, samt at foreningen stadig har mulighed for at etablere de resterende vejbump, såfremt foreningen ønsker dette.

Bestyrelsen har herudover igangsat udbedring af diverse skader på veje rundt omkring i området. Vi vurderer fortsat der skal være hensat penge til veje, da vi oplever en øget trafik med tunge køretøjer.

Et åbent punkt er fortsat vores to udsigtspunkter, hvor vi ønsker at sætte fart i dette projekt hurtigst muligt efter den nye bestyrelse, er konstitueret. Der er i den forbindelse taget kontakt til Kystdirektoratet for afklaring af muligheder.

Vedr. vores sø, så trænger den fortsat til oprensning ift. miljø og gangsti rundt om. Der er dog ikke mulighed for tilskud fra kommunen, hvorfor vi skal have undersøgt med naboforeninger, hvorvidt der kan være en fælles interesse i at investere og søge om støtte til oprensningen.

Haveaffaldsindsamling

Vi gennemførte som bevilget vores test på haveaffaldsindsamling i efteråret. Der var en relativ stor tilslutning (ca. 60), trods et lidt presset tidsvarsel fra bestyrelsens side, hvilket vi beklager. Omkostningen til afhentning blev ca. 10.000 DKK, som var under halvdelen af det godkendte budget.

Som det fremgår af indkaldelsen, har vi derfor indstillet som forslag, at vi også i 2022 tilbyder denne ordning, med samme tidsplan (Udlægning U41/42 à afhentning U43). Punktet vil vi behandle separat.

Havearrangement

Arrangementet blev afholdt som planlagt og vi delte erfaringer og billeder på dagen og via Facebook og fik samtidig omtale Frederiksborg Amtsavis.

Det var en god dag med læring og socialt samvær blandt medlemmerne, hvorfor vi også har opstillet forslag om gentagelse. Punktet diskuteres på GF i dag.

Bestyrelsen

Godkendte vedtægtsændringer

§8 ændres fra nuværende:

”…På den ordinære generalforsamling vælges en bestyrelse på mindst 3 og gerne 5 personer. (E. Rahbech's servitut)

I ulige år vælges 2 personer, 2 bilagskontrollanter. I lige år 3 personer og en suppleant til bestyrelsen. Bestyrelsen konstituerer sig efterfølgende.

Valgbar til bestyrelsen er ejere eller myndige samboende medlemmer af ejerens husstand. Alle valg gælder for 2 år…”

Til i stedet:

”…På den ordinære generalforsamling vælges en bestyrelse på mindst 3 og gerne 5 personer. (E. Rahbech's servitut)

I ulige år vælges 2 personer og en suppleant. I lige år 3 personer til bestyrelsen. Bestyrelsen konstituerer sig efterfølgende.

Valgbar til bestyrelsen er ejere eller myndige samboende medlemmer af ejerens husstand. Alle valg gælder for 2 år…”

§16 og § 17 tilføjes som følgende:

§ 16. Administration

Generalforsamlingen kan beslutte, at ejerforeningen skal antage en administrator til bistand ved varetagelsen af ejendommens daglige drift.

Stk. 2. Administrator må ikke være ejer i ejerforeningen og må ikke være dennes revisor.

§ 17. Bestyrelsens kommunikation med ejerne

Al kommunikation mellem ejerforeningen og ejerne, herunder indkaldelse til generalforsamling, fremsendelse af fuldmagter og forslag, udsendelse af referater og påkrav, kan ske digitalt ved e-mail eller andet almindeligt anerkendt elektronisk medie.

Stk. 2. Ejerne har pligt til at orientere ejerforeningens bestyrelse eller en eventuel administrator om den elektroniske adresse, der kan bruges til kommunikation med ejeren. Ved ændringer i ejerens elektroniske adresse har ejeren pligt til at orientere ejerforeningens bestyrelse eller en eventuel administrator herom. I modsat fald anses indkaldelser mv., som er sendt til den senest oplyste adresse, for at være kommet frem.

Stk. 3. Ejere, som er fritaget fra modtagelse af digital post fra det offentlige, kan mod fremvisning af dokumentation herfor, blive fritaget for den i stk. 1 angivne kommunikationsform.

Stk. 4. Ejere, der har behov for en papirudskrift af meddelelser fra bestyrelsen kan rekvirere en sådan hos bestyrelsen eller en eventuel administrator mod betaling af et nærmere fastsat, rimeligt gebyr.

Referat

Grundejerforeningen Strandgaarden 3210 Vejby