Referat 2023

Ordinær GF Februar 2023

Kære medlemmer,

Nedenfor findes referat og formandens beretning fra årets Ordinære Generalforsamling 2023, som blev afholdt både fysisk og virtuelt d. 22. februar 2023. For mere læsevenlig udgave vil vi endnu engang minde vores medlemmer om at tilmelde sig Probo, hvormed man sikrer sig selv at modtage alle informationer direkte.

Vi ser frem til et nyt år i bestyrelsen og takker for tilliden.

Håber I alle vil nyde vores skønne område i Vejby.

De bedste hilsener

Bestyrelsen

Årsberetning

København, januar 2023

Bestyrelsens Årsberetning for 2022

Kære Generalforsamling

Tak for fremmødet til årets Generalforsamling i Grundejerforeningen Strandgaarden Vejby og velkommen til nye medlemmer i foreningen. Vi takker for året der er gået og for den tillid der er udvist til bestyrelsen.

Som bestyrelse har vi sat stor pris på de mange gode input der er kommet undervejs, samt den generelle opbakning efter sidste års generalforsamling.

Med en fuldt bemandet bestyrelse på 5 medlemmer, har vi oplevet en velfungerende bestyrelse, hvor der har været bredere diskussioner om de forskellige emner, og dermed sikret en mere alsidig repræsentation af medlemmernes interesser. Som formand har jeg sat stor pris på denne styrkelse af fællesskabet og håber at vi også i 2023 kan være repræsenteret med 5 deltagere i bestyrelsen.

Vi planlagde fra årets start at afholde 5 bestyrelsesmøder, samt et forberedende møde til denne Generalforsamling i løbet af 2022. Disse er afholdt planmæssigt og referat fra bestyrelsesmøderne findes på vores hjemmeside og er desuden udsendt via Probo.

Følgende emner har været behandlet i det forgangne år:

Udsigtspunkterne

Ved de to havudsigtspunkter, som tilhører foreningen, er der i løbet af året foretaget oprydning på området ved Gråspurvevej, og der er for området ved Mågevej blevet arbejdet på projekt med genopretning, sikkerhedsgørelse og forskønnelse af den nedbrudte konstruktion. Projektet er dog ikke gennemført, da vi dels har afventet godkendelse fra Kystdirektoratet og dels at økonomien har været mere omfattende end antaget.

Vi har ligeledes været i dialog med relevante naboer til punkterne, hvor der også er et hensyn at tage.

Punktet er derfor igen at finde på dette års generalforsamling, hvor vi uddyber nærmere.

Veje

Der er etableret svingsten på det sidste af de udsatte hjørner vi har i foreningen. Vi holder løbende øje med vedligeholdelsen af vejene, da vi oplever skader grundet tung trafik, vand og frost.

Vi vurderer fortsat at vores hensættelse til veje er tilstrækkelig.

Ordensreglement & Servitutter

Vi har gennem året fået forskellige henvendelser omkring manglende overholdelse af ordensreglementet og vores servitutter.

I referaterne fra bestyrelsesmøderne kan man læse mere om dette, og vi har løbende taget en dialog med relevante medlemmer.

Grundlæggende vil vi gerne fremstå som en moderne og dialogbaseret bestyrelse, hvor vi løser foreningens udfordringer ved at tage direkte kontakt til medlemmerne. Samtidig er vi også nødsaget til at påtale, når vores servitutter ikke overholdes.

Vi er bekendte med, at enkelte matrikler har opmagasinering på grunden, etableret hegn i skel og/eller har bygget anneks/hytter, som kan være i strid med gældende servitutter.

Bestyrelsen har undersøgt dette med vores administrator og har taget følgende standpunkt:

1. Vi opfordrer de enkelte medlemmer til at sikre, at de overholder gældende servitutter, som findes på http://www.grundejerforeningenstrandgaarden.dk/
2. Sekundært vil vi bede administrator vurdere, hvorvidt vi som bestyrelse selv skal håndtere dette, eller hvorvidt de enkelte sager skal påtales af anden vej
3. Bestyrelsen har diskuteret emnet på bestyrelsesmødet i november og konstaterer at der fortsat er udfordringer med overholdelse af servitutterne
4. Bestyrelsen vurderer, at vi udelukkende varetager privatretlige/foreningens servitutter og vil derfor tage emnet op med administrator, i forhold til forsat at sikre vores servitutter bliver overholdt og håndhævet korrekt
5. Eventuelle brud på byggereglementet vurderes værende en sag mellem kommune og ejer, hvor eventuelle klagere må henvende sig direkte til kommunen, i henhold til reglen om påtaleret

Vi vil endnu engang gerne opfordre vores medlemmer til at sætte sig ind i gældende servitutter samt overholde disse, og eventuelt korrigere eventuelle brud.

Administrator & Kontingent

2022 var også vores første år med Administrator. Det har generelt været en stor hjælp og vi har også haft lidt børnesygdomme vi skulle over. Blandt andet kunne vi ikke videreføre vores betalingsserviceordning til kontingent, hvorfor disse dels blev udsendt ret sent og dels har medført et par enkelte medlemmer blev sendt til inkasso.

Dette beklager vi meget, og håber at det enkelte medlem har fået tilmeldt sig til betalingsservice på ny.

Bjørnemosen

Vedr. Bjørnemosen, er vi i dialog med naboforening om muligheder for oprensning til biotop med stor biodiversitet og vandspejl som sø samt etablering af sti. Vi drøfter fælles interesse for ansøgning om støtte og eventuel investering. Vi vil naturligvis involvere medlemskredsen, når vi ved nærmere omkring dette.

Haveaffaldsindsamling

For andet år gennemførte vi som bevilget vores haveaffaldsindsamling i efteråret. Der var igen en god tilslutning og der blev afhentet ca. 8,5 ton haveaffald. Omkostningen til afhentning blev på ca. samme niveau som sidste år, 10.587,50 DKK.

Som det fremgår af indkaldelsen, indstiller vi til at dette bliver en fast ordning i foreningen, med samme tidsplan (Udlægning U41/42 à afhentning U43). Punktet vil vi behandlet separat.

Loppemarked

Vi afholdte loppemarked søndag d. 14. august 2022, på stærkt initiativ fra Ida Bang. Det blev afholdt på Mellemkæret, hvor der var sat stande op, og hvor flere af vores medlemmer dukkede op for at gøre en god handel eller blot få en sludder med naboerne.

Vi ønsker gerne flere af disse initiativer, som styrker fællesskabet i foreningen.

Kommunikation med medlemmerne

Vi har i forbindelse med overgang til Administrator også implementeret Probo. Probo er vores kommunikationsplatform, som sikrer at vi overholder alle GDPR regler. Det er derfor også vores vigtigste kommunikationskanal, hvor vi udsender referater fra vores bestyrelsesmøder og anden relevant information til foreningens medlemmer. Det er også her, at I som medlemmer kan skrive direkte til bestyrelsen eller til en af jeres naboer.

Vi vil gerne takke de mange medlemmer der allerede har tilmeldt sig Probo, og samtidig komme med en opfordring til de sidste 12 medlemmer, der endnu ikke har tilmeldt sig, om at støtte op omkring dette.

Slutteligt, vil vi indskærpe vedtægternes §17 stk. 2: Stk. 2:

Ejerne har pligt til at orientere ejerforeningens bestyrelse eller en eventuel administrator om den elektroniske adresse, der kan bruges til kommunikation med ejeren. Ved ændringer i ejerens elektroniske adresse har ejeren pligt til at orientere ejerforeningens bestyrelse eller en eventuel administrator herom. I modsat fald anses indkaldelser mv., som er sendt til den senest oplyste adresse, for at være kommet frem.

Bestyrelsen

Vi skal i år sige farvel til Niels i bestyrelsen. Niels har igennem en årrække været med til at styrke foreningens arbejde og ønsker nu at give stafetten videre. Vi takker Niels for den meget fine indsats og glæder os over de mange kreative input der er kommet gennem tiden.

Det betyder også, at der nu er en stol ledig i bestyrelsen, som vi håber hurtigst muligt vil blive genbesat af en af vores naboer i foreningen.

Vi takker endnu engang for foreningens tillid og ser frem til et nyt fantastisk år i vores Grundejerforening.

De bedste hilsener

Bestyrelsen